Jakarta (ANTARA) - Arsip memiliki nilai penting dalam penyelenggaraan negara. Setiap kebijakan akan selalu dicarikan dokumen pendahulu untuk mendapatkan informasi kebijakan yang telah ada. Bahkan, proses-proses hukum yang berjalan juga menggunakan dokumen arsip sebagai alat bukti yang sah.
Berbagai dokumen kearsipan yang diciptakan dan digunakan dalam instansi perlu diatur sedemikian rupa untuk dapat menjaga keamanan, agar tidak hilang, rusak atau terjadi perubahan dalam isinya, serta tidak berada di tangan yang salah, dan bisa disalahgunakan. Arsip-arsip ini, dalam pengelolaannya sesuai dengan regulasi yang ada di Indonesia, terdapat instrumen-instrumen yang digunakan dalam pengelolaan kearsipan.
Instrumen-instrumen ini mutlak diperlukan guna menjaga arsip itu sendiri, serta menjaga nilai guna yang ada di dalamnya, yakni nilai guna primer yang terdiri dari empat nilai guna. a) Nilai guna administratif; b) nilai guna keuangan; c) nilai guna legal atau hukum; sera d) nilai guna ilmiah dan teknologi. Selain itu, arsip juga memiliki nilai guna sekunder, yakni nilai evidensial atau nilai bukti tentang keberadaan organisasi dan nilai informasional, yakni nilai arsip tentang informasi orang, benda, peristiwa, dan lain-lain yang tidak berhubungan dengan tugas pokok dan fungsi organisasi.
Berdasarkan PP 28 tahun 2012 dalam pengelolaan arsip aktif disebutkan apa saja yang menjadi pedoman dalam pengelolaannya. Dalam pasal 32 ayat (2) disebutkan bahwa “Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip serta sistem keamanan dan akses arsip”. Selanjutnya, di Pasal 42 ayat (2) disebutkan bahwa “Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasar klasifikasi arsip".
Hal yang menjadi tantangan dalam pengelolaan arsip adalah, dengan kemajuan teknologi, saat ini bisa menjadi jawaban untuk pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien. Terlebih saat ini telah banyak digunakan arsip yang bersifat elektronik, namun belum semua instansi pemerintah menggunakan dan mengelolanya dengan optimal.
Pengelolaan elektronik
Dengan adanya arsip elektronik yang tidak bisa dipisahkan dengan pengelolaan pemerintahan digital (e-government), maka diperlukan landasan hukum yang menjadi acuan penyelenggaraan arsip elektronik. Dengan kata lain, pengelolaan pemerintahan digital dengan arsip elektronik, sebagai salah satu unsurnya, tidak bisa berjalan, tanpa adanya landasan hukum dalam proses pelaksanaannya, sumber daya manusia yang mumpuni, serta perangkat komputer yang mengikuti perkembangan teknologi informasi.
Hal ini menjadi tantangan yang harus segera diselesaikan, mengingat, saat ini, bisa dikatakan dalam masa transisi, dimana sudah berjalan penciptaan dan pengelolaan arsip elektronik berbasis digital dan di sisi yang lain, karena alasan tertentu, masih ada penciptaan arsip secara konvensional.
Copyright © ANTARA 2025
Dilarang keras mengambil konten, melakukan crawling atau pengindeksan otomatis untuk AI di situs web ini tanpa izin tertulis dari Kantor Berita ANTARA.
